Chi ha l’obbligo di comunicare la PEC nel 2022 e cosa succede se non si rispettano le norme
Al fine di incentivare l’utilizzo delle tecnologie e accelerare il processo di trasformazione digitale per imprese, professionisti, cittadini e pubbliche amministrazioni, negli ultimi anni in Italia sono state introdotte nuove norme che regolano l’uso della PEC (o Posta Elettronica Certificata) e rendono obbligatoria la registrazione di un domicilio digitale. Soffermiamoci proprio su quest’ultimo punto per capire meglio di cosa stiamo parlando.
Cos’è il Domicilio Digitale
Con domicilio digitale si intende un recapito digitale – identificato con l’indirizzo PEC – che permette una comunicazione veloce, sicura e con validità legale tra imprese, professionisti, cittadini e Pubblica Amministrazione. I messaggi trasmessi al domicilio digitale acquisiscono un’importanza notevole, in quanto hanno lo stesso valore di quelli scambiati tramite raccomandata con ricevuta di ritorno. Rispetto a quest’ultima, però, il domicilio digitale ha diversi vantaggi: garantisce una consegna immediata ed un risparmio in termini di costi e tempo (in quanto si evita la fila agli sportelli), permette una conservazione sicura delle pratiche ed è anche sostenibile dal punto di vista ambientale perché si elimina il consumo di carta.
Una delle finalità principali del domicilio digitale è quella di sostituire il domicilio fiscale per il recapito delle comunicazioni ufficiali, che in questo modo possono essere ricevute e lette mentre si è in qualsiasi parte del mondo, con la certezza di quale sia l’identità del mittente/destinatario.
Per chi è obbligatorio il Domicilio Digitale?
Con l’articolo 37 del Decreto Semplificazioni (D.L. n. 76/2020, convertito dalla l. n. 120/2020) sono state introdotte importanti novità relativamente all’uso della PEC per Imprese e Professionisti. Infatti dal 1° ottobre 2020 è stato rafforzato l’obbligo – che già esisteva – di comunicare il proprio indirizzo digitale presso il Registro delle imprese o l’Ordine e/o Collegio di appartenenza, con l’aggiunta di sanzioni severe per imprese e professionisti che non rispettano le norme.
Si tratta, nei fatti, di comunicare solo la propria PEC poiché – anche se il domicilio digitale include anche i Servizi elettronici di recapito certificato qualificato (Sercq), definiti dal regolamento europeo eIDAS – questi in realtà non hanno ancora avuto attuazione nel nostro ordinamento.
Restando in tema di obblighi, sono diversi i soggetti che negli anni hanno dovuto per legge registrare un indirizzo PEC.
Tra questi soggetti figurano, in ordine temporale, innanzitutto le Pubbliche Amministrazioni (PA) – per effetto della legge 2/2009 – e le nuove società e i liberi professionisti. Lo stesso vincolo è stato stabilito nei confronti delle società già costituite, a partire dal novembre 2011. Successivamente, dal giugno 2013, questo obbligo è stato esteso a tutte le nuove partite IVA e le ditte individuali, compresi gli artigiani.
In base alla normativa, l’attivazione di una casella di PEC deve avvenire con la sottoscrizione di un contratto con uno dei gestori accreditati dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), l’ente pubblico di sorveglianza sui servizi digitali e sui loro gestori.
Ad oggi, sono solamente le partite IVA in regime forfettario e i privati cittadini a non dover necessariamente attivare una PEC. Nonostante questo, il possesso di una propria casella di posta certificata è altamente consigliato, perché indispensabile in diverse circostanze, come per la partecipazione a bandi e concorsi pubblici, la gestione dei rapporti con la PA e la disdetta di abbonamenti e contratti.
Inoltre, come detto sopra, la PEC permette di semplificare lo scambio di comunicazioni e dà la possibilità di inviare messaggi con pieno valore legale comodamente dal proprio pc o smartphone, senza doversi recare presso gli sportelli pubblici o gli uffici privati.
Quali sono le sanzioni previste?
● Imprese
Tutte le imprese costituite in forma societaria o individuale che risultino attive e non soggette a procedura concorsuale sono tenute a comunicare il proprio domicilio digitale al Registro delle imprese competente per territorio (in esenzione dall’imposta di bollo e dai diritti di segreteria). Se questa comunicazione non avviene si procede all’assegnazione d’ufficio di un nuovo e diverso domicilio digitale e l’imposizione di una sanzione amministrativa. Questa è compresa tra i 206,00 euro e i 2.064,00 euro per le società (art. 2630 del Codice civile) e tra i 30,00 euro a 1.548,00 euro per le imprese individuali (art. 2194 del Codice civile).
Invece per le imprese di nuova costituzione che in fase di iscrizione non comunicano il domicilio digitale è prevista la sospensione dell’iscrizione.
● Professionisti
I Professionisti iscritti a Ordini e Collegi (es. avvocati, consulenti del lavoro, commercialisti, ingegneri etc.) hanno l’obbligo di comunicare il proprio domicilio digitale all’Ordine o Collegio di appartenenza. Nel caso in cui non lo facciano, ricevono una diffida dall’ordine stesso ad adempiere entro 30 giorni. Una volta passati i 30 giorni, il professionista viene sospeso dall’Albo sino a quando non si mette in regola alla comunicazione del domicilio digitale.
Come si registra il Domicilio Digitale?
Il primissimo passo per la registrazione del domicilio digitale consiste nell’apertura di una propria casella di Posta Elettronica Certificata o PEC. Esistono portali online, come domiciliodigitale.com, che consentono l’attivazione della PEC in modo rapido e semplice, sia per Professionisti sia per Privati cittadini.
Una volta attivata la PEC, per l’elezione del proprio domicilio digitale è necessario registrarsi presso l’INAD (Indice nazionale dei domicili digitali) previa identificazione tramite SPID, CNS, CIE. Queste indicazioni sono valide per i seguenti soggetti:
- persone fisiche di almeno 18 anni, pienamente capaci di intendere e volere
- professionisti che svolgono una professione non organizzata in ordini, albi o collegi ai sensi della legge n. 4/2013
- enti di diritto privato non tenuti all’iscrizione nell’INI-PEC
I professionisti, in particolare, dovranno controllare se il loro domicilio digitale risulta regolarmente iscritto in INI- PEC. Se il proprio indirizzo PEC non è presente o è diverso da quello attuale, è necessario attivarlo o aggiornarlo comunicando quello nuovo all’Ordine o Collegio di appartenenza.
Relativamente alle imprese, invece, a queste è richiesto di attivare la PEC (o rinnovarla se scaduta) e poi comunicare la stessa al Registro delle Imprese.
I.P.
